Veel startende ondernemers denken dat fiscale voordelen pas beginnen zodra hun bedrijf officieel staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. In de praktijk ligt dat anders. Wie al maanden of zelfs jaren bezig is met voorbereidingen, investeringen en onderzoek, kan een deel van die uitgaven vaak alsnog opvoeren bij de belastingaangifte.
Volgens de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst vallen veel kosten die zijn gemaakt vóór de officiële start van een onderneming onder de zogenoemde aanloopkosten. Het gaat daarbij om uitgaven die aantoonbaar zijn gedaan met het doel een bedrijf op te richten.
De onderneming begint vaak eerder dan de inschrijving
Voor veel ondernemers begint het ondernemerschap niet op de dag van de inschrijving, maar maanden daarvoor. Er wordt marktonderzoek gedaan, een website gebouwd, advies ingewonnen of apparatuur aangeschaft. Die voorbereidende fase kost vaak meer geld dan starters vooraf verwachten.
De Belastingdienst erkent dat ondernemingen al in de voorbereidende fase kosten maken. Daarom kunnen uitgaven die rechtstreeks verband houden met de oprichting van een bedrijf onder voorwaarden worden afgetrokken van de winst. Ook kunnen ondernemers vaak de betaalde btw terugvragen.
Wat zijn aanloopkosten precies?
Aanloopkosten zijn zakelijke uitgaven die zijn gedaan voordat een onderneming officieel van start ging. Denk aan kosten voor een ondernemingsplan, juridisch of financieel advies, marktonderzoek, opleidingen die direct verband houden met de onderneming, reclame-uitingen of de ontwikkeling van een website. Ook de kosten voor de oprichting van een bedrijf kunnen hieronder vallen.
Daarnaast kunnen investeringen in bedrijfsmiddelen, zoals een laptop, gereedschap of specialistische apparatuur, als aanloopkosten worden aangemerkt wanneer deze noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering.
Vijf jaar terugkijken
Een opvallend aspect van de regeling is de ruime terugwerkende kracht. Ondernemers mogen kosten die tot vijf jaar vóór de start van de onderneming zijn gemaakt alsnog verwerken in hun administratie. Dat biedt vooral voordelen voor ondernemers die langere tijd bezig zijn geweest met de voorbereiding van hun bedrijf.
Wel geldt een belangrijke voorwaarde: de ondernemer moet kunnen aantonen dat de uitgaven daadwerkelijk zijn gedaan met het oog op de toekomstige onderneming. Privé-uitgaven die slechts gedeeltelijk zakelijk worden gebruikt, komen niet automatisch in aanmerking.
Niet alles is aftrekbaar
Hoewel de regeling ruim is, betekent dat niet dat iedere uitgave kan worden opgevoerd. De Belastingdienst kijkt naar het zakelijke karakter van de kosten. Uitgaven die vooral een privédoel dienen, vallen buiten de regeling.
Zo zijn gewone kleding, boetes en persoonlijke levensonderhoudskosten in principe niet aftrekbaar. Ook bij gemengde kosten, die zowel zakelijk als privé worden gebruikt, geldt vaak dat slechts een deel voor aftrek in aanmerking komt.
Dat onderscheid is soms minder vanzelfsprekend dan het lijkt. Een laptop die vrijwel volledig voor het bedrijf wordt gebruikt, zal doorgaans als zakelijke investering worden gezien. Bij een apparaat dat vooral privé wordt gebruikt, ligt dat anders.
Ook btw kan worden teruggevraagd
Voor veel starters zit het grootste financiële voordeel niet eens in de inkomstenbelasting, maar in de btw-teruggave. Ondernemers die btw-plichtig zijn, kunnen de btw die zij betaalden over zakelijke aanloopkosten vaak terugvragen via hun eerste btw-aangifte.
Dat kan vooral interessant zijn bij grotere investeringen. Denk aan de aanschaf van apparatuur, het laten ontwikkelen van een website of het uitvoeren van marktonderzoek. De betaalde btw wordt dan beschouwd als voorbelasting en kan onder voorwaarden worden verrekend.
Ondernemers die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR) kunnen deze btw doorgaans niet terugvragen, omdat zij zijn vrijgesteld van btw-heffing.
Bewijsstukken zijn cruciaal
De mogelijkheid om kosten achteraf af te trekken staat of valt met een goede administratie. De Belastingdienst verlangt dat ondernemers bonnetjes, facturen en betaalbewijzen bewaren. Daarop moeten onder meer de datum, leverancier, omschrijving van de aankoop en het betaalde btw-bedrag zichtbaar zijn.
Juist in de voorbereidingsfase schiet die administratie er nog wel eens bij in. Achteraf blijkt dan dat uitgaven wel zijn gedaan, maar onvoldoende kunnen worden onderbouwd. Daardoor gaan fiscale voordelen verloren.
Meer dan een administratieve regeling
De regeling rond aanloopkosten laat zien dat de overheid erkent dat ondernemerschap vaak al begint voordat een bedrijf officieel bestaat. Ondernemers investeren tijd, geld en energie in een idee waarvan nog onzeker is of het succesvol zal worden.
Door die voorbereidende uitgaven fiscaal mee te laten tellen, wordt een deel van dat risico verzacht. Voor starters kan dat honderden of soms zelfs duizenden euro’s schelen. Tegelijkertijd blijft de kern van de regeling onveranderd: alleen kosten die aantoonbaar en rechtstreeks samenhangen met de toekomstige onderneming komen in aanmerking voor aftrek.
Voor wie droomt van een eigen bedrijf, is de boodschap daarom helder. Niet alleen de omzet verdient aandacht, maar ook de bonnetjes van de periode daarvoor. Die kunnen achteraf meer waard blijken dan veel ondernemers op het moment van aanschaf vermoeden.
Heeft u een foutje gezien of beschikt u over aanvullende informatie? Neem dan contact met ons op.
